Cuprins:
Indiferent de scop (fie ca vorbim despre o lansare de produs, de prezentarea unor rezultate, de o conferinta pentru prezentarea unor noutati dintr-un domeniu), astfel de evenimente atrag de regula un numar mare de oameni. Daca inainte astfel de sali si de locatii (care sa permita asezarea unui numar mare de invitati si care sa fie versatile, oferind libertate in crearea si transpunerea unui concept anume) erau la mare cautare, odata cu venirea pandemiei, acestea au ramas inchise, evenimentele de o anvergura mare intamplandu-se in mediul online. Insa, usor, usor, apetitul pentru astfel de intalniri pare sa revina, din dorinta oamenilor de a interactiona cu ceilalti, indiferent de domeniu, de a putea fi prezenti fizic si de a urmari conversatiile (nu cu aceeasi frecventa, ce-i drept, acestia fiind inca atenti la principalele masuri de protectie).
Si pentru ca invitatii sunt de regula foarte atenti la detalii, cum te asiguri ca sala este amenajata corect si ca este dotata cu toate cele necesare, pentru a-i face sa se simta in largul lor? Iata cateva sfaturi din partea noastra:
1. Detalii legate de modul de asezare a invitatilor si design-ul salii
Primul lucru pe care trebuie sa il bifezi pe lista atunci cand organizezi un eveniment este alegerea spatiului corespunzator si verificarea catorva detalii tehnice:
- Sala spatioasa → pe langa faptul ca trebuie sa ai suficient spatiu pentru asezarea invitatilor si a scenei, ia in calcul si zonele pentru welcoming si pauze. In functie de numarul de oameni si de tipul de eveniment trebuie sa decizi si modul in care vor fi asezate scaunele:
- Asezare tip teatru → atunci cand sunt multe persoane, o sala amenajata in acest stil permite integrarea unei audiente mai mari, pastrand suficienta distanta intre invitati. In cazul in care sala este la acelasi nivel (nu este sub forma unui amfiteatru), asigura-te ca scena este pe o platforma, astfel incat toti cei prezenti sa poata vedea fara efort persoana care prezinta si prezentarea din spatele acesteia.
- Asezare tip sala de clasa → nu recomandam aceasta asezare (ce presupune integrarea in sala si a unor mese) decat in situatiile in care conferinta merge mai degraba in directia de training, iar oamenii au nevoie sa isi noteze lucruri, sa lucreze aplicat. In plus, o astfel de asezare limiteaza evenimentul la un numar mai mic de participanti.
- Ventilatia → pe parcursul evenimentului, sistemul de aer conditionat trebuie sa fie atent monitorizat. Prezenta mai multor invitati poate crea un disconfort de temperatura. Chiar daca oamenii vor avea diferite preferinte, este bine ca aerul din sala sa fie mereu recirculat, setat la o temperatura optima pentru confort si concentrare. Astfel, verifica din timp cu proprietarul de locatie ca sistemul functioneaza corect si ca poate face fata indiferent de capacitatea salii si de conditiile meteo din exterior.
- Scaune confortabile → poate nu te-ai fi gandit la asta, insa conteaza si tipul de scaune din sala, mai ales daca evenimentul se intinde pe parcursul intregii zile
- Tipul de parchet/ podea → da, si acesta este un criteriu pe care ar trebui sa il monitorizezi atent, de la suprafata acestuia (sa nu fie alunecoasa, astfel incat sa nu existe riscul de accidente), la cat de „silentios” este (nu vrei ca acesta sa scartaie atunci cand oamenii ies/ intra pentru o mica pauza si sa ii deranjeze pe ceilalti sau pe cei care prezinta)
- Sistemul de iluminat → lumina trebui sa fie adaptata in functie de nevoie: de la o intensitate mai obscura, pentru ca invitatii sa fie atenti doar la ecran si la persoana care prezinta, pana la o iluminare ampla, atunci cand au loc sesiunea de Q&A sau diverse discutii intre grupuri alaturate (sesiuni de lucru), de exemplu.
- Catering → in functie de durata evenimentului, este indicat sa incluzi un welcome coffee (sa astepti invitatii intr-un mod placut si relaxant, sa le dai sansa sa interactioneze cu ceilalti), un pranz si 1 – 2 pauze de cafea (in cazul in care evenimentul se intinde pe parcursul intregii zile). Daca evenimentul se intampla doar pentru o jumatate de zi, atunci un welcome coffee, o pauza si un pranz ar trebui sa fie suficiente.
- Zona de relaxare → pentru momentele de pauza ar trebui sa iei in considerare amenajarea unui spatiu dedicat, in care, pe langa asezarea unor mese de tip cocktail (la care invitatii sa isi poata aduce ceva de baut si de mancat), sa existe si cateva zone de activari care sa le mentina interesul participantilor (activari care au legatura cu conferinta, bineinteles). De exemplu, pot fi testari de produse, ceva legat de inovatii in tehnologie, o zona foto etc.
2. Detalii organizatorice si tehnice
Daca ai bifat criteriile care tin de sala si de crearea unei atmosfere perfecte pentru invitati, este timpul sa ne uitam si la partea mai tehnica a lucrurilor, acea parte care este legata de momentul prezentarilor.
- Proiector si alte ecrane in sala → in functie de marimea salii, proiectorul/ ecranul principal trebuie sa fie suficient de mare incat prezentarea sa fie vizibila si pentru cei care stau in spate, pe ultimele randuri. De asemenea, ajuta sa fie mai multe ecrane in sala, pentru ca oamenii sa poata vedea mesajul mai usor (amplasate, poate, pe laterale, la jumatatea salii si in spate – in functie de cat de mare este sala).
PRODUSE RECOMANDATE
- Microfon si sunet → sistemul audio este la fel de important ca alegerea locatiei in sine. Daca nu poti auzi persoana care vorbeste, daca mesajul nu este transmis clar, atunci atentia oamenilor se poate pierde usor.
PRODUSE RECOMANDATE
175,00 Lei 122,50 Lei
599,00 Lei 179,70 Lei
289,00 Lei 231,20 Lei
149,00 Lei 125,00 Lei
189,00 Lei 159,00 Lei
225,00 Lei 199,00 Lei
- Posibilitatea de a tine videoconferinte (pentru oamenii care nu pot fi prezenti fizic, fie ei speakeri sau participanti) → in modul hibrid in care se intampla lucrurile acum, asigura-te ca tehnologia permite sa te conectezi live cu ceilalti si ca sunetul este de calitate
PRODUSE RECOMANDATE
- Pointer → intrucat reusita sta in micile detalii, pentru a manevra usor prezentarea, cel care vorbeste ar trebui sa poata parcurge slide-urile cu ajutorul unui pointer. In felul acesta, poate naviga usor prin slide-uri si informatii, poate derula prezentarea inainte si inapoi si chiar evidentia anumite cuvinte cheie sau rezultate (prin butonul pentru laser de pe acest dispozitiv).
PRODUSE RECOMANDATE
- Ecran secundar pe scena → necesar pentru ca speaker-ul sa vada propriile notite si ce se afla pe ecranul din spate, fara a se intoarce. De asemenea, pe un astfel de ecran poate fi pus si un cronometru, astfel incat cel de pe scena sa stie cat timp mai are alocat si sa nu existe intarzieri, iar restul de prezentari sa fie decalate.
PRODUSE RECOMANDATE
3. Detalii legate de sustinerea prezentarilor si a speech-urilor
Pentru ca evenimentul sa fie unul de succes, trebuie sa acorzi atentie si mentinerii interesului oamenilor pe tot parcursul prezentarilor. Iata cum te poti asigura de acest lucru:
- Prin prezentari clare, concise, cu multe materiale video si imagini → nu ingreuna slide-urile, ci foloseste-te de acestea pentru a-ti sustine vizual discursul si pentru a oferi exemple. Un alt sfat aici este sa verifici de mai multe ori slide-urile, cursivitatea acestora si sa faci mereu o verificare pe text (chiar daca speech-ul este de nota 10, un slide cu greseli gramaticale poate schimba impresia oamenilor foarte rapid).
- Apeland la tehnologie si la premii → foloseste-te de o aplicatie simpla, pe care participantii o pot accesa online si pot raspunde la intrebari de verificare despre cele prezentate. Include si premii pentru cei care raspund rapid si asa ii vei face sa fie atenti la tot ce se discuta. In plus, poate fi de ajutor si pentru partea de Q&A – de regula, oamenii nu vor sa fie in lumina reflectorului si sa puna intrebari (desi au o groaza de ganduri). O astfel de aplicatie poate colecta anonim intrebarile din partea publicului, astfel incat acestea sa fie citite la finalul prezentarilor, iar speaker-ul sa poata oferi raspunsuri.
Experienta se castiga cu fiecare eveniment organizat. Poate unul dintre sfaturile cele mai simple, dar de impact, este sa te asiguri ca faci repetitii pentru fiecare lucru si moment. Nu lasa nimic la voia intamplarii, nimic care sa te surprinda in timpul conferintei.
